Tutorial de Trello – Aprende a usar Trello desde cero
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Ya he comentado en más de una ocasión que utilizo Trello como herramienta para gestionar mis proyectos. Por ello he querido hacer un pequeño tutorial de Trello que responda algunas preguntas frecuentes:

  • ¿Qué es Trello y qué hace?
  • ¿Cómo descargar Trello?
  • ¿Cómo se usa Trello?

Tutorial de Trello

Tutorial de Trello

En esta tutorial de Trello voy a enseñarte a usarlo, ya que es una herramienta que utilizo diariamente y que simplifica la gestión de tareas de manera notable. Espero que te guste este Tutorial de Trello.

¿Qué es Trello?

Trello es una herramienta web colaborativa para organizar proyectos. También cuenta con App para dispositivos móviles (Android / iOS). Si no la conoces aún, sigue leyendo, porque Trello merece el tiempo que le vas a dedicar 😇.

¿Qué hace Trello?

Para organizar de una manera muy gráfica y sencilla uno o varios proyectos. Por proyecto se puede entender cualquier cosa prácticamente:

  • La elaboración de un proyecto de fin de Carrera de un estudiante.

  • Agenda de tareas para un día de un autónomo.

  • La gestión de incidencias de una empresa de atención al cliente.

  • El desarrollo de una app.

¿Por qué vale para cualquier cosa?

Cualquier trabajo que queramos hacer normalmente puede dividirse en subtareas. Y estas subtareas a su vez pueden tener (básicamente) tres estados:

  • Sin comenzar.

  • En progreso.

  • Finalizadas.

Si aplicamos estos tres estados a cualquiera de los ejemplos anteriores vemos que cualquiera de las tareas que se nos ocurran estarán en uno de esos estados. Puntualmente en algunos tipos de proyecto podrían añadirse otros estados (“pendiente de revisión” en el desarrollo de una app, por ejemplo).

¿Quienes pueden usar esta herramienta?

Aquí se me va a notar mi amor por Trello. ¡Trello es genial! Es totalmente válida tanto para una única persona (independientemente de su profesión) como para un equipo. Incluso puede servir para organizar tus tareas cotidianas.

¿Cómo se usa Trello?

Se basa en la metodología Kanban que desarrolló Toyota en los Años 40. A nivel visual Trello es un sistema de notas (que serían las tareas) que vamos pasando por diferentes estados hasta su finalización. Básicamente Trello utiliza tres elementos:

  • Tableros: puedes pensar en ellos como pizarras independientes. En cada pizarra vas a gestionar un proyecto concreto.

  • Listas: Son las diferentes “columnas” de cada tablero. Podemos poner tantas como queramos. Por ejemplo podríamos poner 3: Tareas pendientes, En proceso y Finalizadas.

  • Tarjetas: Serían las diferentes tareas que conforman el proyecto. Estas tarjetas irían pasando de una columna a otra.

Trello y Kanban

Es decir, el tablero sería una representación de proyecto independiente. En él crearemos varias listas para mostrar los diferentes estados por los que pasarán las tareas. Y las tareas son representadas por tarjetas. Estas tarjetas las iremos moviendo de columna en columna que nos indicarán en que momento de finalización están. La prioridad de unas tareas respecto a otras se indican con la posición de una tarjeta respecto a otras dentro de una lista (más arriba = más importante). En el caso de la columna de finalización la prioridad podría cambiarse por su fecha de visualización (últimas acabadas = más arriba).

Pero lo estupendo de Trello es que es tan súmamente versátil que puedes utilizarlo como necesites. No hay reglas preestablecidas.

Creación de cuenta en Trello

Crear una cuenta gratuita en Trello es muy sencillo. Símplemente hemos de dirigirnos a la página web de Trello y allí pulsaremos sobre el botón verde que pone “Regístrese. ¡Es gratis!”:


Pantalla inicial de Trello

Nos llevará la pantalla de creación de la cuenta, donde incluiremos nuestro nombre, un correo electrónico válido (nos solicitará confirmación con un mail a esa dirección) y una contraseña de acceso a Trello:


Pantalla de creación de cuentas en Trello

Al registrarnos nos abrirá la pantalla principal de Trello, con un aviso en la parte superior (fondo marrón), en la que nos pide que vayamos a confirmar el registro a nuestro correo:


Pantalla inicial tras registro en Trello

En el correo que se nos envía automáticamente nos aparece un botón verde con el texto “Verificar Dirección” que debemos pulsar para finalizar el registro en Trello:


Correo de registro en Trello

Uso de Trello

Ahora sí, ya veremos la pantalla principal de Trello sin ningún aviso. Debemos pensar en esta pantalla como un lugar donde veremos nuestras “pizarras” virtuales o tableros. Si queremos entrar a cualquiera simplemente pulsaríamos sobre ellos.


Pantalla principal en Trello

En la parte superior izquierda de la pantalla principal también tenemos acceso a los tableros, así como a crear nuevos:


Menú tableros de Trello

En la parte superior derecha de la misma pantalla tendremos acceso al menú principal, que nos permitirá entre otras cosas:

  • Acceder a nuestro perfil.

  • Cambiar el idioma.

  • Configurar Trello.

  • Cerrar la sesión.


Menú principal de Trello

Si pulsamos sobre crear tablero nos preguntará el nombre del mismo (luego puede cambiarse) y su nivel de privacidad (por defecto Privado, ya que sólo lo veremos nosotros):


Menú de creación de Tablero en Trello

En Trello existen tres tipos de privacidad para los tableros:

  • Privado: El elemento será visible únicamente por el administrador o aquellas personas a las que invite.

  • Equipo: Todos los miembros de una determinada organización podrán verlo, pero sólo podrán cambiar cosas los usuarios invitados.

  • Público: Será visible a través de la dirección web. Únicamente los usuarios que estén invitados a ese tablero podrán realizar los cambios.

Al crearlo veremos una pantalla como la siguiente donde nos ayuda para generar la primera lista de ese tablero:


Tablero de prueba en Trello

Si vamos al menú del Tablero (en la parte derecha de la pantalla) tendremos entre otras opciones:

  • Cambiar el color de fondo del tablero.

  • Filtrado de tarjetas.

  • Añadir otros miembros (para trabajo en equipo).


Menú de tablero en Trello

Si creamos nuestra primera lista y damos sobre los tres puntos que salen en su esquina superior derecha que nos permitirá:

  • Añadir una tarjeta: No se suele utilizar esta opción ya que desde la misma vista de tablero en cada lista nos sale un enlace para añadir tarjetas de manera trivial.

  • Copiar o mover lista: Para desplazar o copiar listas entre tableros.

  • Archivar la lista: en los sistemas de gestión de tareas es habitual que no se permita eliminar elementos (un usuario podría querer borrar algo y otro no). Por ello se opta por “archivarlas”.


Acciones de lista en Trello

Si pulsamos sobre una tarea veremos una pantalla como la siguiente, donde podremos entre muchas cosas:

  • Cambiar la descripción de la tarea desde “Editar la descripción”.

  • Añadir comentarios a la tarjetas: Yo habitualmente les doy nombres muy cortos a las tarjetas y les añado en forma de comentarios la información que me interese (documentos, imágenes, etc).

  • Se puede añadir “checklists” a la tarjeta, para poder ir marcando como realizadas determinadas subtareas.

  • Añadir un color a la tarjeta. Esto puede ser útil para identificarla de manera visual.

  • Indicar una fecha de vencimiento.

  • Archivar la tarjeta.

  • Compartir la tarjeta.


Menú de tarjetas de Trello

La opción de etiquetas permite:

  • Asignar una o varias etiquetas de color (o texto que se puede asignar a cada color).

  • Crear nuevas etiquetas.


Menú etiquetas y colores en Trello

Si queremos añadir un checklist a una tarjeta nos pedirá un título:


Menú para crear checklist en Trello

Si volvemos a la vista de la tarjeta con un checklist creado tendrá un aspecto como el siguiente:


Vista de un checklist en Trello

Como decía se pueden añadir fechas de vencimiento, que hará que la tarjeta se resalte visualmente si se supera esa fecha.


Cambiar fecha de vencimiento de tarjeta en Trello

Este es el aspecto de una tarjeta dentro del tablero y de su lista. En este caso vemos que está etiquetada, tiene un checklist con tres tareas (dos acabadas) y con fecha de vencimiento asignado:


Vista de Tarjeta de Trello con checklist, color y vencimiento

Si pulsamos sobre ellas veremos el menú contextual de las tarjetas:


Editar tarjeta en Trello

Si en un comentario insertamos una imagen la propia, en la vista general esa imagen será visible para esa tarjeta (podemos hacerlo directamente con un simple copiar y pegar).


Tarjeta con Imagen de Trello

Desde el perfil tendremos varias opciones entre las que destaca el menú de actividad (muy útil para conocer los últimos cambios en casos de equipos de trabajo).


Perfil en Trello

Si vamos a la pestaña de Configuración veremos una serie de opciones como puede ser:

  • Gestionar cambios en nuestra cuenta: cambio de avatar, de contraseña o de datos del usuario.

  • Administrar las notificaciones de Trello.

  • Ajustes de accesibilidad.

  • Parámetros de seguridad: Log de acceso y opción de acceso en dos pasos para aumentar la fortaleza de nuestro sistema.


Detalles de Perfil en Trello

Ejemplos de tableros

Aparte del tutorial de Trello te pongo unos ejemplos de tableros.

Ejemplo de tablero de un proceso de selección de personal


Ejemplo de tablero Trello

Ejemplo de tablero de la gestión de tickets


Ejemplo de tablero Trello

Ejemplo de tablero del desarrollo de un producto


Ejemplo de tablero Trello

Trucos de productividad

El día a día con Trello es muy sencillo (ni siquiera haría falta un tutorial de Trello, porque su curva de aprendizaje es muy suave), y de manera casi inconsciente irás dando con atajos y trucos que te permitirán ser más productivo. Te muestro un par de enlaces muy interesantes:

Espero que este Tutorial de Trello te haya parecido interesante. Como siempre, te recuerdo que puedes suscribirte a mi blog justo debajo. Sólo te mandaré un mail cada vez que escriba algo nuevo 😉 .

Categorías: Herramientas

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